ASSISTANT DE TRAVAUX H/FRéf. 851554

Employé qualifié
Cormeilles-en-Parisis (95)
CDI
Publiée le
29/10/2021

Description du poste

 

La fonction de Secrétaire recouvre deux volets chez ETMB :

  • VOLET ADMINISTRATIF
    • Assurer l’accueil physique des clients et des fournisseurs,
    • Assurer la prise des appels téléphoniques entrants et les transférer, et poser le maximum de questions pour avoir les informations des personnes au bout du fil,
    • Réceptionner le courrier et les colis et les dispatcher,
    • Rédiger des courriers, les affranchir et les expédier,
    • Réceptionner et trier les mails,
    • Répondre aux demandes administratives des clients ou les transfèrer aux personnes concernées,
    • Faire des dossiers administratifs : joindre une lettre d'accompagnement où vous préciserez que les mises à jour des attestations sont accessibles sur attestations légales.fr et vous enverrez le lien au client,
    • Faire et maintenir le dossier administratif d’ETMB sur Internet : la demande de certains clients, leur fournir des versions papier,
    • Alimenter les dossiers du personnel : mettre dans les dossiers du personnel les arrêts de travail,
    • Commander les fournitures de bureau préalablement validées par la Direction,
    • Classer et archiver.
  • VOLET TRAVAUX
    • Faire des dossiers chantiers,
    • Réaliser le dossier pour le conducteur de travail à la demande du Direction d'exploitation, qui sera composé de :
      • CCTP,
      • Consultations en phase études,
      • Devis,
      • Plans utilisés pour le chiffrage avec annotations,
    • Faire des dossiers clients avec fiches produits à la demande du conducteur de travaux :
      • Rrechercher les fiches techniques des produits sur internet ou utilisation de celles existantes dans la bibliothèque,
      • Mettre dans la bibliothèque les fiches produits récupérées,
      • Créer un sommaire avec une numérotation des fiches et une page de garde,
      • Contacter les fournisseurs pour les PV specimen des produits retenus,
      • Joindre les PV specimen provisoires,
      • Remettre le dossier au conducteur intéressé pour qu'il le transmettre au client,
    • Faire les dossiers DOE : à la demande du client ou du conducteur de travaux, la secrétaire réalise le DOE.
      • Demander la liste des plans au conducteur,
      • Contrôler les commandes fournisseurs de l'affaire dans Batigest,
      • Identifier les fiches produites des produits correspondants,
      • Demander aux fournisseurs les PV définitifs,
      • Faire la page de garde du dossier,
      • Réaliser le sommaire des fiches produits, les plans et le nom du fournisseur avec son adresse,
      • Envoer une copie du dossier au client,
      • Procèder à l’envoi définitif après validation du client.
    • Faire les organigrammes de clés : sur base du bon fournisseur, vous établirez l’organigramme de clés du chantier et le transmet au conducteur de travaux.

 

 


Expérience exigée

Contact

EL KHOURY REBECCA

Responsable RH

01.34.12.34.34

SAS ETMB

Activité principale de l'entreprise :

Menuiserie