Assistante Administrative dans la bâtiment H/FRéf. 940237

Description du poste

L'assistant administratif en entreprise de travaux participe aux tâches de gestion administrative comptable, de préparation et de suivi des plannings de chantiers et aux relations avec les clients, les fournisseurs et le personnel.

Activités

• L'assistant administratif assure l'accueil téléphonique des clients et des fournisseurs, la réception et la rédaction du courrier.
• Il assure le secrétariat, le suivi des dossiers, des chantiers, des plannings et des tableaux de bord.
• Il assure le suivi des commandes passées auprès des fournisseurs : devis, contrats, bons de livraison, factures et paiements.
• L'assistant administratif suit les offres commerciales et le portefeuille de clients. Il prépare les devis et les réponses aux appels d'offres et, après validation par le chef d'entreprise, les transmet aux clients.
• Il prend en charge la facturation des clients, le suivi du recouvrement des factures. Il établit les déclarations sociales et fiscales. Il assure l'enregistrement comptable et peut suivre la trésorerie.
• En matière de gestion du personnel, il suit les dossiers des salariés, réalise les déclarations et effectue le suivi administratif des stages de formation. Il comptabilise le temps de travail et met à jour les tableaux de bords sociaux, le planning des congés et des absences et préparer les éléments constitutifs des paies.

Conditions d'exercice

Le poste d'assistant administratif, directement rattaché à la direction, est en relation avec les salariés, les clients, les fournisseurs, le comptable et l'administration.

Compétences et qualités

L'assistant administratif participe à la gestion et à l'organisation de l'entreprise de travaux. Le poste requiert des compétences en secrétariat, en comptabilité et en gestion du personnel des entreprises, de la prestation à la production.
L'exercice de ces fonctions nécessite l'utilisation d'outils informatiques généraux et spéci- fiques (tableurs, internet, logiciels comptables, d'organisation de chantiers et logiciels de paie).
La personne assurant ces tâches doit faire preuve d'autonomie, de méthode et d'esprit d'initiative. Le poste exige du savoir être et de la souplesse dans les relations avec ses interlocuteurs.

Formation

• Niveau Bac, complété d'une expérience professionelle
• BTS en secrétariat, gestion ou commerce
• BTSA Technico-commercial

Perspectives d'évolution

Le contrat de CDD de trois mois pourrait évoluer en un poste fixe (CDI).

L'assistant administratif peut se voir confier des responsabilités pouvant aller jusqu'à l'assistanat de direction de l'entreprise.