Assistant(e) « Administratif et Gestion de chantiers » (H/F) - Temps partiel : contrat de 104 heures/moisRéf. 971656

Description du poste

BMG Entreprise, située à Frépillon (95), est une entreprise de menuiserie - serrurerie intervenant exclusivement en B to B.

En activité depuis 2006, la société emploie près d’une vingtaine de salariés. Elle intervient majoritairement sur des chantiers en Ile-de-France.

L’assistant(e) « Administratif et Gestion de chantiers » apportera son support aux équipes techniques et administratives de l’entreprise. Il/elle intervient sur divers sujets et domaines (listés ci-dessous) nécessitant souplesse, capacité d’adaptation et d’assimilation.

Il/elle est rattaché(e) à la Responsable Administrative.

Tâches principales :

Le descriptif ci-dessous reprend l'essentiel du contenu du poste mais est susceptible d’évolution.

1/ Assistance à la gestion de chantiers

• Assistance générale aux conducteurs de travaux (formalisation des dossiers techniques, DOE, emails…)
• Nouveaux chantiers
  • Création du numéro de chantier
  • Saisie des nouveaux devis dans Batigest
  • Saisie des nouveaux devis dans outil de facturation
  • Création carte Trello
• Sous-traitance
  • Déclaration de sous-traitance et dossier d’agrément
  • Suivi et MAJ des documents des sous-traitants
• Insertion
  • Traitement des demandes de personnel en insertion et suivi des clauses
• Rédaction des PPSPS
• MAJ du tableau de bord de suivi des marges mensuel

2/ Gestion administrative

• Réception d’appel téléphoniques
• Accueil
• Rédaction de courriers et mails
• Traitement des factures fournisseurs (réception, scan, saisie, classement)
• Classement

3/ Gestion du parc auto

• MAJ site TOTAL (entrée/sortie personnel ou nouveau véhicule)
• MAJ du tableau de suivi des véhicules (entrées/sorties)
• Gestion des sinistres avec les assurances
• Suivi de l’entretien

Tâches annexes :

• Back-up de la responsable administrative en son absence

• Commandes d’approvisionnements selon instructions données par les conducteurs de travaux, en back-up de la personne en charge de cette activité
• Gestion de la communication (site internet, LinkedIn) et de l’enquête de satisfaction clients

Qualités :

Pro actif(ve), autonome, organisé(e) et rigoureux(se), doté(e) d’une bonne aisance relationnelle.

Vous appréciez de travailler en équipe.

Autres connaissances requises :

Bonne connaissance des outils informatiques – WORD, EXCEL.

Expérience du BTP (de préférence) et/ou environnement technique.